<<Communication >>,<<information >>,voilà deux maîtres mots de notre époque. Tout rapport humain,toute activité suppose un mode de communication. Toute connaissance commence par une information sur ce qui se dit se fait, se pense.
Aux aurores de l’humanité le transfert des connaissances se faisait par la manipulation d’objets très peu d’être humain :(chamans,sorcier),utilisaient des signes. Depuis on a assisté à une inversion progressive qui fait qu’on est passé aujourd’hui des sociétés homogènes à tradition essentiellement orale, à transmission linéaire du savoir ,du type père/fils; enseignant/enseigné ; orale et visuelle sur le terrain (les paysans), en atelier (les artisans), ou en usine, à des sociétés à structure réticulaire (organisation en réseaux) de plus en plus audio-scripto-visuelle dont la complexité est évidemment croissante.
Le rythme accéléré des mutation technologique lié à une amélioration constante du savoir en règle générale, aussi bien dans le domaine scientifique et technique, que la connaissance des outils et matériaux, se traduit sur le plan de l’information par une transition progressive des << mass médias >> (communication collective)actuelle : radio, télévision,…, aux << self médias >> (communication individuelle) autre que le livre. Les technologies de l’information et de la communication (TIC) permettent à plus ou moins long terme de bénéficier n’importe où, à un prix raisonnable, de toutes les richesses du savoir.
L’accroissement rapide de la production scientifique et technique (IST), consécutif à la démultiplication des Sciences, l’avènement des nouvelles nations à l’âge scientifique et technique, la productivité des chercheurs sous l’impulsion du << publishing game >> depuis quelques années a entraîné ce qu’il convient d’appeler <<explosion documentaire >>.
La diversification de l’IST touche les produits, les techniques, les supports et les métiers de l’IST.
À côté du support papier, le support le plus utilisé encore, les supports informatiques, optique, magnétiques, qui représentent d’autres supports de documents, sont aujourd’hui entraîn de talonner le support papier. Mais l’évolution vers le document électronique est très rapide et certains documents ne paraissent plus que sous cette forme (les revues par exemple).
Le développement du document électronique, celui des bases de données qui permet l’accès de tout un chacun à des informations d’ordre privé (réservation de place en train, télé achat),ou d’ordre professionnel (salons et rencontres prévus, listes des entreprises en faillite dans un secteur donné, etc.), joint à une internationalisation des échanges de données virtuelle par internet, ont transformé le paysage informationnel et les usages qui en sont faits.
Si les années « 60-70 » ont connu <<l’explosion de l’IST, les années « 90 » et l’aube du XXIème siècle sont caractérisées par la mise à disposition du particulier de toute l’information du monde grâce aux <<autoroutes de l’information >>.
La surabondance de l’IST a pour corollaire d’une part une sur information, et d(‘autre part, du fait du déséquilibre de circulation de cette surproduction, une sous information, chacun se plaignant de n’avoir pas eu connaissance de certaines données d’information souvent disponibles mais que l’on ne sait pas récupérer. Et cette méconnaissance multiplie les risques de duplication des travaux d’études et de recherches et entraine un gaspillage de temps et de ressources. En outre, le problème de la qualité et de la validité des informations ainsi véhiculée reste crucial et non résolu.
Face à cette prolifération des sources d’information, certaines institutions se sont spécialisées dans la collecte, l’organisation et le traitement fonctionnel de l’IST, de sa source à ses utilisateurs. Elles se chargent notamment de trier dans la masse d’informations véhiculées, les éléments de connaissances, fournir à toute personne susceptible d’en avoir besoin au moment voulu, les conserver sans altération, mais en pratiquant une incessante mise à jour. C’est ce que traduisent les activités documentaires.